Organiser un événement commercial : l'Électro'Day

Marc Delorme vous confie l'organisation de l'« Électro'Day » du samedi 25 avril 2027 et vous remet sa note de cadrage.

Première mission : cadrer l'événement

Vous disposez de la note de cadrage (document 1) et des devis reçus (document 2).

Question 1 :

Reformulez les objectifs de l'Électro'Day sous forme d'objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis) et associez à chacun l'indicateur et le moyen de mesure qui permettront d'évaluer l'événement.

Ressources : Fiche ressource – Organiser un événement commercial

Question 2 :

Identifiez les cibles de l'événement et construisez le plan de communication avant l'événement : pour chaque cible, le message, le canal, la date d'action et le coût (en vous appuyant sur les postes du document 2).

Ressources : Fiche ressource – Organiser un événement commercial · Fiche ressource – Réseaux sociaux et stratégies des médias communautaires · Fiche ressource – Supports et médias de communication à distance

Question 3 :

Établissez le budget prévisionnel total, calculez la marge unitaire HT d'un VAE (prix TTC, TVA 20 %, taux de marque 30 %) puis le seuil de rentabilité de l'événement en nombre de VAE à vendre. L'objectif de 15 ventes est-il cohérent ? Quelle marge dégagerait-il ?

Ressources : Fiche ressource – Calculs commerciaux du négociateur · Fiche ressource – Organiser un événement commercial

Document 1 : note de cadrage du gérant

Note de cadrage du gérant – 20 janvier 2027.

• Événement : « Électro'Day », journée d'essais de vélos à assistance électrique, samedi 25 avril 2027, de 10 h à 18 h.
• Lieu : le magasin (showroom et atelier) et le parvis devant le magasin pour les essais (espace public appartenant à la ville) ; parcours d'essai balisé de 800 mètres sur la piste cyclable voisine.
• Objectifs : 120 visiteurs, 60 essais, 40 contacts qualifiés, 15 ventes de VAE dans les deux mois (dont celles du jour), 3 entreprises intéressées par une flotte.
• Cibles : particuliers actifs de 30 à 55 ans de Marseille et des communes voisines ; entreprises de la zone (dirigeants, responsables RH ou RSE) ; clients actuels (parrainage).
• Partenaires pressentis : la marque Vélectra (prêt de dix vélos d'essai et présence d'un démonstrateur), l'assureur Provence Assur (stand assurance vélo), la Métropole (stand « plan vélo », aides à l'achat), une banque partenaire (financement).
• Offre spéciale du jour : – 5 % sur les VAE commandés le jour même et antivol offert ; jeu-concours gratuit sans obligation d'achat.
• Prix moyen d'un VAE : 2 400 € TTC ; taux de marque moyen : 30 % ; les ventes sont conclues en magasin.

Document 2 : devis et postes de dépenses

Postes de dépenses prévus (devis reçus) :

Les partenaires prennent en charge leur propre stand ; Vélectra prête les vélos d'essai gratuitement.

Deuxième mission : planifier et sécuriser

Vous disposez du rétroplanning à compléter (document 3) et de la liste des points à vérifier (document 4).

Question 4 :

Complétez le rétroplanning (étapes et responsables) et décrivez la logistique du jour J : implantation (plan du site), matériel, parcours du visiteur, planning de l'équipe et des partenaires.

Ressources : Fiche ressource – Organiser un événement commercial

Question 5 :

Pour chaque point du document 4, indiquez la démarche à accomplir, auprès de qui et dans quel délai, et expliquez pourquoi il est préférable de conclure les ventes en magasin plutôt que sur le stand extérieur.

Ressources : Service-public – Occupation du domaine public par un commerce (AOT) · Entreprendre Service Public – diffuser de la musique dans un commerce ou lors d'un événement (Sacem) · DGCCRF – Loterie et jeux-concours : des pratiques commerciales réglementées · DGCCRF – Contrats conclus hors établissement et démarchage à domicile (FAQ) · CNIL – La prospection commerciale (sommaire des règles) · Fiche ressource – Droit de la consommation et droit du web

Question 6 :

Rédigez l'invitation adressée aux entreprises de la zone (dirigeants, responsables RH ou RSE) pour un créneau réservé de 9 h à 10 h, en mettant en avant les vélos de fonction et le forfait mobilités durables.

Ressources : Ministère de la Transition écologique – FAQ forfait mobilités durables · Fiche ressource – Règles d'écriture et écrits digitaux

Document 3 : rétroplanning à compléter

Rétroplanning à compléter (J = samedi 25 avril 2027) :

Document 4 : points juridiques et de sécurité à vérifier

Liste des points à vérifier établie par le gérant :

• Occupation du parvis (espace public) : demande d'autorisation auprès de la mairie.
• Assurance : responsabilité civile de l'organisateur, couverture des essais et des vélos prêtés.
• Diffusion de musique : déclaration et droits.
• Essais : casque, gilet, vérification du permis ou de l'âge, décharge de responsabilité, parcours sécurisé, vélos bridés à 25 km/h.
• Jeu-concours : règlement, gratuité, absence d'obligation d'achat, désignation du gagnant, information sur les données.
• Collecte des contacts : conformité au RGPD.
• Affichage des prix et de l'offre « – 5 % » : règles sur les annonces de réduction de prix.
• Lieu de conclusion des ventes : en magasin ou sur le stand extérieur ?